Unit 19 Leadership attributes and skills – Unit 18 Role of an event organizer

Unit 19 Leadership attributes and skills – Unit 18 Role of an event organizer
M1, M2

In this assignment I will identify and explain the roles of an event organizer. Assess the importance of meeting organizational and legal requirements when planning a business event.
For an event organizer it is very important to have certain skill and knowledge such as planning and preparing the work, taking all kind of responsibility in all circumstances.
And meeting legal requirements.

For an event organizer, the person needs to have idea of the information about the event such as the requirements, location, time and facilities and also need know what to do first. Planning and preparing the work, have preparation for all kind of situation so the risk or lost can be minimized.

Doing researching so the event can be identifying in all the potential opportunity. Looking for similar successful event example, analyses and putting in note of why and what made the event successful, so the organizer can take it in consideration when doing the event.
After planning and preparing then the event organizer will be put the plan into action. When doing the event it is very important for an event organizer to take responsibility in all circumstances. Join the event, health and safety consideration are adhered to by all members of the team.

When doing the event, it is very important to have support documents, producing those documents is also part of the responsibility for an event organizer. Supporting documents such as legal requirements, agenda, meeting recording, cost record and information about the company and the products. The organizer will need to be able to liaise with others such as customer and team member therefore good communication and enthusiastic would be important. Able to do basic administration is also necessary.

For an event organizer, taking in consideration of legal requirements is needed. This including contracts and agreements, health and safety, licenses and permission, insurance and acts. For a contract or agreement to be reliable, it need to be written, it have to clearly shows all the information those could be the company name, the event, venue, suppliers, performers and staffs.

Join the event, the team need to be careful of all the risk, first aid would be helpful. The organizer need to have brief idea toward different acts such as data protection act 1998 which is to protecting the employees and customers information and sale of goods act 1979 which is to protect consumers and sellers from each other by selling good with satisfactory quality and the goods must fit for purpose. Some of the insurance might need to put in consideration such as employers liability, equipment cover and public liability. CRB checks might necessary.

An event organizer is in charge of all parts of an event. Form the beginning right through to the end, the person need to make sure everything completed on time and on budget. There are different types of events but some of the key role and skills which are almost the same. As all the information above.