Unit 18/19 Review and Evaluation

Unit 18/19 Review and Evaluation 

P8 D2 P6

As yesterday was the day we doing the event, in this assignment I will review the success of the event and evaluate the feedback from delegates participating in the event, I will also review the teams overall effectiveness together with the contribution to achieving the goals, receiving and providing feedback to other member. 

The team is made by business course student. I am one of the team members. It is a team that focus on a project joins this summer.  This projects it to start an event at Spitalfields city farm. We decided to do a charity which is to raise money for the farm animal. There are five people in our team and each person is good at different area. Each member in the team has certain set of relevant skills and knowledge. 

I am managing the team which is the team manager. Steven is the team leader who will be responsible for leading the team and coordinating with every individual in the team. Abdiaziz is responsible for marketing such as promotional and advertisement. Tunde is responsible for administration and external communication. 

At the 3rd of June, is the day we doing our event. We had a meeting before the event start at college, around 11:30am, it was to make sure everyone ready and double check with everything in order for us to go down the farm and doing our event. 

We decided to start fund raising money by holding a basket at Liverpool street first and slowly walk down though Spitalfields market then to Spitalfields city farm.

I was doing the recording such at anything special happened and ask people review for feedback. Steven at the front holding a basket and ask people for donate, Tunde was about 10 meter  behind from Steven and holding a basket, he was responsible for asking people who Steven missed out to donate money.Abdiaziz was on the other side of the road and doing the same job as the others.

It was between 12:30 to 14:30, therefore it was really busy. People did put money in our basket not they were not willing to stay and giving us feedback. But at the end we managed to ask 5 people in total.

Everyone in team were putting effort to raise money, for example no one took their phones out and there were no other topic of conversation going on rather than fund raising. 

Then we went in to the Spitalfields market, but within 10 minutes  we got told by the security that the area is private therefore we not allow to fund raising in the Spitalfields market without permission. So we decided to start walking down to the Spitalfields farm. 

At around 14:30pm we have averred the farm and successfully raised some money.

But the manager told us after we averred the farm, she said that if we want to fund raise money we need certain license.

Because we didn't have the license so we decided to cancel the next two days plan. As we already raised some money, which it was £8.29. We donated to the farm and decided to finish our even, which is mean we decided to change the three days plan in to one day, therefore two hours money raising for the farm it was our event.

There was nothing bad or special happened apart of at the end the problem of the license. But this problem can be avoid if we did enough research.

Customer feedback survey  

1. Do you think they have present the event to you successfully?

2. If no, please tell us one thing which can be improve.

3. You are  :

Animal lover, explorer or just people who want to help 

4.  What was the purpose of you visit the farm today ?

We have asked 5 people in total, because when we were raising money it was between 12:30 to 14:30, therefore it was really busy. 

After they donate the money, no one t willing to stay and talk to us so we were only able to asked 5 people in total.

Five of them they are all people who want to help, they thought it was a great thing to do and it an opportunity to help animal.

In the answer we got from them, we can see they are also animal lovers.

One of the person gave us the suggestion of doing more adverting.  He said if people just see us, no one will know what we are doing, therefore we need to do something to stand out. Firstly can attract people`s attention, secondly it make us stand out more in the public place. A big poster with colour and bold front says “fund raising for the roof”, will probably help.

There was other person was asking different question in detail such as where the money go specifically , why are you doing this fund raise. we've got a bit struggle answer some of his question. Although at the end he was satisfy of our answer but after he left we have got the idea of the importance of perpetration toward information. 

If we have prepare all the information, then we will not be struggle and taking time to answer those question, therefore will be more time for us to fund raise. 

In conclusion, we have successfully finished our event, although there was a bit of problem at the end but I managed to reduce the rick and avoid any inconvenience caused. We have raised £8.29 and we have donated to the farm. It is a good study pathway to all of the students, we have learned and experienced lots of new things which are very useful in future event organize. 

Unit 19 Skills Audit - Skills/Quality - Team Working

Unit 19 Skills Audit 

Skills/Quality - Team Working 

Unit 18 – Managing a business event

 Unit 18 – Managing a business event

1. Find a referenced definition of a contingency plan.

A contingency plan can be seen as plan B. When an organization doing a significance event and fail to make it happen, a contingency plan reply which to help the organization respond for the emergency effectively.

http://whatis.techtarget.com/definition/contingency-plan 

2. What is meant by the term ‘disaster recovery’? Include an example.

Disaster recovery is the area which deal with any significant negative events, its to protect the organization`s operation from risk. For example equipment failures, which can be avoid by having professional stand by.

http://whatis.techtarget.com/definition/disaster-recovery 

3. What is the purpose of the Performing Rights Society??

To give musicians royalties when their music is played,  for example establishments that play music to their customers need a license from the PRS in order to publicly play music

4. See http://www.hse.gov.uk/pubns/indg214.pdf - what are the three minimum first aid requirements for a WORK environment?

Ø A suitably stocked first-aid kit 

Ø An appointed person to take charge of first-aid arrangements 

Ø Information for employees about first-aid arrangements 

5. See http://www.sja.org.uk/sja/what-we-do/event-first-aid-cover.aspx and fill in the missing information:

– St John Ambulance is an *award winning provider of first aid at thousands of events around the country each year. When accidents or illness occur the skills of our personnel are vital in preventing further harm and saving lives. We provide essential support until the emergency services arrive.

– We cover all kinds of large scale public gatherings, including  music festivals, the Notting Hill Carnival and various state and special events.

– Once we have received your information we will carry out a risk assessment and quote you for the level of cover we recommend. The more notice you can give us, the more likely it is that we will be able to provide cover for your event. Large events often need planning beginning up to twelve months in advance.

– Any surplus income from our commercial services helps to fund our life saving work, including:

– teaching first aid in schools and communities

– Providing first aid and medical services, tailored to the requirements of each individual event responding to local medical emergencies through our.Community First Responder scheme

– helping those in need during times of flooding or extreme weather.

6. Identify the two main pieces of missing information in the following: “There will be a meeting of the Business Society at 9 on Wednesday 30 September.”

Said “9” but did not say its in the morning or afternoon and didn't show where. 

7. In terms of event management, why is it important to ensure that data is managed correctly?

Data could include all the plan detail, research and recording for the event. If information leaked out, it might will have lots of inconvenience caused and also it could be a great advantage for competitors if they've got the data. 

8. List five different types of dietary requirements.

Ø Baby meal

Ø Vegan meal

Ø Religious meal

Ø Medical related meal

Ø Gluten intolerant meal 

9. When holding an event, what is the significance of the Disability Discrimination Act 2005? Give two examples.

Disability Discrimination Act protect disability people to be treat fairly and being able to do or access to goods just like others. For example access to equipment, serviced and transport.  Another example is having the event at the location which can be access by disable people. 

10. What is the purpose of PAT testing? 

PAT is portable appliance testing is the term used to examination of electrical and equipment to make sure they are safe to use. 

http://www.hse.gov.uk/electricity/faq-portable-appliance-testing.htm 

11. What is a CRB or DBS check?

DBS, Disclosure and Barring Service include CRB check Criminal records bureau and ISA check independent safeguarding authority. It is to enable the person`s prospective employer to establish if the person is prevented from working with vulnerable adults.

DBS checks form a vital part of the recruitment process, enabling employers to

assess if an applicant is suitable for a particular role.

Reference : http://www.thisismoney.co.uk/money/experts/article-1683711/Why-is-

employer-checking-barred-list.html 

http://www.churchsafe.org.uk/what-we-do/crb-disclosure-checks/why-undertake-

crb-checks.html  

12. Name two groups of people who would need to be considered if alcohol was available at an event.

People under 18 and alcoholics

13. Why could the following image not be used in a poster to advertise a children’s party?

14. Identify the correct answers below:

1:B

2:A

15. With regard to the event you are organising for your project, identify three problems that could occur on the day and explain what contingency plan could be put in place.

Ø Team member may get injured - prepare first aid equipment and always stand by

Ø Some area might not allow people to do fund raise - doing research make sure the are we go is allow us to fund raise and consider other area just in case.

Ø May lose money as the event will happen at a busy area - someone will be responsible for the money and keep the eyes on it, meantime taking note about how much people putted in.

1. Find images of two different business-based events. Annotate them appropriately to show the type of exhibition, location and year.

2. Explain the difference between a prospect and a sales lead (see http://homebusiness.about.com/od/homebusinessglossar1/g/Prospect-Definition.htm)

A sales lead is unqualified and raw contact information and raw contact information. Most sales leads come from purchased lists based off various demographic factors which can be found anywhere such as phone, books or people meet walking down the. A prespect is a collective or findings of contact information and is fitted in 4 sales cycle, prospecting follow up communication, qualification, selling phase 

3. Read this article and fill in the missing words from these two paragraphs:

a. All you need do is prepare a standard letter in advance of the event, which suits most enquiries, thanking them for visiting your stand that day and promising that Jenny will contact them within the agreed timescale. These letters could be sent out at the end of each day to all of your stand visitors (be they faxed, posted or emailed).

b. Once the show is over, by all means copy and analyze and input your data, but you should also ensure a copy goes straight to the sales team.

4. As soon as possible after an event, team members should get together for an evaluation meeting 

5. Summarise point 5 at http://www.theladders.com/career-advice/best-ways-follow-up-after-networking-event

Making sure the web have a good social communication and working well is very important, therefore in the future all customers and potential customers can keep up to date with any events or others purpose it could also influence in building customer relationship and spread the information more effectively 

6. With regard to your project event, write two main goals and two associated SMART targets.

Goal: To inform more people about the fund raise as many as possible

Smart objective: to advertise and explain what we are doing in certain area which we found in primary research

Goal: Raise money up to £20

Smart objective: go to the place where we can most people

7. What is the purpose of a debriefing session?

The purpose of debriefing sessions revolve around sharing and examining of information after an event has taken place.

8. What is arguably the quickest and cheapest method by which to contact guests or visitors after an event?

Using internet such as web site and email,  is a cheap and quick way which to contact guests or visitors after an event. Because young generation are more likely to use technology and as well as internet. To it is very cheap and quick by just write a email to them. 

9. Complete these ways in which an event can be publicised once it has ended (fill in the gaps):

– Newsletter

– Report

– Blog 

– Press release     

11. List three potential items of expenditure AFTER an event.

Insurance items which were borrowed but got damaged must be paid for, any causes of damage to the venues items, suing items damaged. 

12. According to this article, 

a) what financial incentive can be given to attendees to return a questionnaire?

Show thankful to hosts, speakers, attendees and vendors.

b) which four groups of people should be thanked after an event?

Offer a raffle and price

1.I think the first picture`s significance is to show the involvement of the event team members. As the picture shown, people are doing their work and seems like building something, therefore they might have a plan which shown the goals and clearly explanation of what to do and how to do.

2.In a busy area such as the Glastonbury music festival, many people would be wondering aimlessly trying to figure out where to go. This picture show the direction, therefore to tell people where to go. In order to avoid chaos.

3. This picture could be shows what happened after the festival when people all gone and leaf their rubbish behind. The significance shows that after an event, anything could happen and can lead to serious problem such as pollution. For an event organizer, it is important to consider what could happen after the event and make a plan in order to avoid the problem and reduce the risk.